Por Kadir Enríquez Echeverri

Todo proyecto necesita claridad, un buen equipo de trabajo y gran conocimiento del ámbito en el cual se va a desarrollar, según lo indica, el experto escritor y académico Kadir Enriquez Echeverri, autor del libro “Estructurando Proyectos Fácilmente”, en su columna para la Revista Empresas & Negocios.

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FACTORES DE ÉXITO DE UN PROYECTO

1. Claridad en la determinación del problema a solucionar, oportunidad a aprovechar, necesidad a satisfacer.

2. Claridad en la fijación de objetivos a alcanzar con el proyecto.

3. Creación de un excelente equipo de trabajo.

4. Enfoque en el impacto esperado, más que en las actividades a realizar.

5. Equilibrio en las restricciones del proyecto. Alcance, costo, tiempo y calidad.

1. Claridad en la determinación del problema a solucionar

Un problema, oportunidad, o necesidad, es el punto de partida del proyecto. Se puede definir un problema como una situación suscitada por múltiples razones, económicas, sociales, culturales, políticas, religiosas, entre otras, que pueden determinar menor calidad de vida, convirtiéndose en situaciones temporales o permanentes, con efectos generalmente negativos. Un problema se convierte en una oportunidad a través de la formulación del proyecto.

2. Claridad en la fijación de objetivos a alcanzar con el proyecto

Un objetivo es una propuesta de actividades para realizar, medibles, que se desea alcanzar después de realizar algunas relacionadas, en un tiempo definido, con la utilización de recursos apropiados pudiendo ser cuantificado. Normalmente, en la estructuración de un proyecto, el objetivo se define como el problema planteado, que es una situación en negativo, pero en positivo.

3. Creación de un equipo de trabajo

Michael Jordan. Foto: Kelin Clement

“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”: Michael Jordan.

En un proyecto es indispensable contar con un recurso humano que cumpla dos condiciones:

• Conocimiento específico. Contar con personas capacitadas en áreas técnicas, profesionales, científicas, en campos administrativos, jurídicos, sociales, ambientales, deportivos, culturales, religiosos, entre otros. La experiencia desarrollada en proyectos similares generalmente es muy importante para ser parte del equipo de trabajo, experiencia en el campo practico. Normalmente un buen equipo de trabajo se conforma dependiendo del tipo de proyecto a estructurar, un proyecto social requiere más énfasis en personas con sensibilidad y conocimiento social, psicólogos, antropólogos, filósofos, un proyecto de ingeniería requiere personal más técnico y conocedor de números, técnicas, graficas, un proyecto de salud requiere énfasis en personal de salud y social, un proyecto deportivo requiere personal experto en ocupación de tiempo libre, deporte, recreación. Un proyecto debe contar con un equipo humano multidisciplinario para el logro de los objetivos propuestos.
• Actitud y compromiso. Capacidad de cada integrante del equipo para suplir satisfactoriamente los procesos que conlleva un proyecto, definir tiempos de trabajo, reuniones, salidas de campo, presentaciones, discusiones, búsqueda de alternativas, actividades adicionales que exigen comunicación permanente, voluntad de ceder información, capacidad de hacer sinergia, facilidad para trabajar en equipo. La actitud de las personas que conforman equipos de trabajo es muy importante para el logro de objetivos, muchos proyectos se ven atrasados por la falta de sinergia en el equipo.

Foto: Mohamed Hassan

Todo equipo debe contar con un líder, coordinador o gerente, es la persona responsable de unir lo técnico con lo actitudinal, debe ser una persona orientada al éxito, con capacidad motivacional, con claridad del proyecto y cada uno de sus entregables, productos y componentes.

Recomendación: no inicie un proyecto si no cuenta con un buen equipo de trabajo.

4. Enfoque en el impacto esperado más que en las actividades a realizar

El impacto es la transformación de una realidad actual, producto de la inversión realizada en un proyecto específico. Cada proyecto debe buscar cambios y mejoras que lleven a alcanzar un mejor desempeño, más productividad, más calidad de vida, más eficiencia. En algunos casos, el impacto se logra cuando las personas beneficiarias alcanzan mejores niveles en su calidad de vida, las empresas alcanzan niveles de productividad que le permiten mantenerse exitosamente en el mercado. El impacto se refiere al resultado perseguido con un proyecto garantizando el mejoramiento permanente y sostenible a través del tiempo.

El impacto es directamente proporcional al tiempo de ejecución de un proyecto. Un proyecto social por ejemplo, cuya duración en la ejecución es de 3 meses únicamente,  tendrá un impacto menor que uno similar realizado en 12 meses, ejemplo, el aprendizaje de un segundo idioma, la capacitación en artes y oficios, prácticas laborales, entre otros.

No todos los proyectos ejecutados reflejan el impacto de manera inmediata, desde lo social, el impacto puede verse reflejado varios meses o años después de su ejecución, ejemplo las grandes inversiones realizadas en educación, tecnologías, investigación, salud, por tanto, en la estructuración de un proyecto debemos definir los impactos logrados a corto, mediano y largo plazo.

5. Equilibrio en las restricciones del proyecto, el alcance, el costo, el tiempo y la calidad

Entendiendo el alcance como la definición de todas las actividades que debemos hacer para alcanzar los objetivos del proyecto, definirá lo que es y lo que no es. Existen distintas maneras de determinar el alcance.

El costo, hace referencia a cuanto valen las actividades, de la manera mas detallada. En proyectos de mas calidad es recomendable incluir el costo de los riesgos más inminentes que podrían suceder en alguna de las etapas del proyecto.

El tiempo se refiere a determinar cuándo se deben hacer cada una de las actividades para que se cumplen los objetivos de manera muy acertada, se debe tener en cuenta que no todas se hacen al mismo tiempo, unas pueden ser iniciales, otras al finalizar, otras iniciar al mismo tiempo, otras finalizar al mismo tiempo. La decisión acertada de hacer un buen cronograma ahorrara muchos recursos a las empresas

La calidad. es algo que puede ser intangible pero que las personas notan de manera inmediata en cada producto o servicio. En los proyectos se debe especificar las condiciones requeridas para que cumpla las expectativas de los compradores, son las especificaciones técnicas, ambientales, sociales que se exige en un proyecto.

Al desequilibrar alguno de ellos, se causará un impacto en los objetivos parciales o totales del proyecto.

Quién es Kadir Enríquez Echeverri

• Administrador de empresas, Especialista en Mercadeo Global, Magister en Dirección Empresarial.
• Autor del libro “Estructurando Proyectos Fácilmente”.
• Autor de “Guía para la formulación y Evaluación de Proyectos”.
• Autor del libro “Mercadeo para Pymes”
• Asesor de entidades públicas y privadas en estructuración de proyectos desde el año 2002.
• Creador del software “Progress” para elaborar planes de negocio y proyectos de emprendimiento.
• Docente universitario en áreas de mercadeo, emprendimiento y gestión de proyectos.

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