Errores comunes en la estructuración de proyectos. Por Kadir Enríquez Echeverri

Por Kadir Enríquez Echeverri, Director ProEmprende S.A.S

En general al hablar de proyectos, se hace referencia a los empresariales y no empresariales, siendo los primeros los que requieren un plan de negocio a diferencia de los segundos que no lo requieren.

Foto: User 18526052

 

Todos los errores en los que puede incurrir un proyecto, en la etapa de estructuración, será responsabilidad del equipo de planeación, bien sea por desconocimiento o por omisión.

Cada proyecto y equipo de trabajo tiene su propia experiencia, la importancia de conocerlos radica en tratar de evitarlos haciendo procesos completos y de la manera más acertada, siempre en equipo, sabiendo con alta certeza que los proyectos se mueven en entornos cambiantes, es decir, es muy posible que se incurra en errores, lo único malo de ello es no creer que sucedan desconociéndolos y no teniendo soluciones oportunas.

Pueden ser múltiples los errores y estar asociados a algunos componentes, como, por ejemplo:

Equipos de trabajo:

No siempre funcionan, existen proyectos sin una dirección clara o confusa por la dificultad de contratar personas competentes, nula o deficiente definición de cargos, roles, responsabilidades. Este error generalmente es asociado a proyectos de empresas pequeñas, medianas y emprendimientos, donde el propietario o gerente debe resolver todo a un costo bajo.

Estudios requeridos en la pre inversión:

La poca o ninguna asignación de recursos a estudios fundamentales como el de mercado, técnico, financiero y ambiental llevara a un diseño poco realista del proyecto, generando impactos deficientes, productos o servicios poco competitivos. Por ejemplo, aunque es más fácil hoy por el uso de plataformas como Facebook, WhatsApp, hacer estudios de mercado, no se hacen inversiones siguiendo planes de mercado o planes de negocio adecuados, el problema ya no es las altas inversiones que se requerían en el pasado para determinar segmentos o nichos de mercado, obedece mas a la creatividad y aprovechamiento de oportunidades de bajo costo ya existentes.

Conceptualización del proyecto:

Identificación del problema real que da origen al proyecto, muchas veces no se hace el análisis pertinente a través del marco lógico, se desconocen las causas y efectos del problema, consecuentemente la determinación de objetivos puede ser errónea o incompleta. Todo proyecto debe solucionar problemas, aprovechar oportunidades, satisfacer necesidades, para entender claramente hacia donde dirigir las inversiones, establecer los cambios que vendrán como resultado de la conceptualización. El no realizar adecuadamente esta metodología, prácticamente anula la posibilidad de entender el proyecto de manera óptima.

Área financiera:

Es común que, en proyectos empresariales, particularmente empresas pequeñas, medianas y emprendimientos se desconozca como será el cierre financiero del mismo, es decir, cuáles serán las fuentes de financiación de principio a fin requeridas para alcanzar flujos de caja normalizados y asi lograr adecuadamente los objetivos del proyecto. La improvisación y grandes desafíos provienen de esa situación, improvisar en proyectos generalmente es no planificar, los desafíos lo que se tiene que vencer como resultado de la improvisación para cumplir los objetivos. En el medio empresarial y social no se puede pensar en solución de problemas sin dinero suficiente y oportuno.

Área logística:

Algunas veces los proyectos sufren de inconvenientes logísticos de última hora. Este aspecto no lo puede ser, para esta área del proyecto que se convierte en apoyo a la producción, canales de distribución y mercadeo, se requiere una planeación “Justo a tiempo”, no puede haber un antes y un después ya que la logística debe trabajar con tiempos muy precisos para cumplir los objetivos estratégicos de la compañía. Los factores externos como huelgas, paros, aspectos climáticos, divisas, ubicación geográfica, entre otros pueden ser una causa de los problemas logísticos a considerar en una buena planeación.

Ilustración: Macro Vector

Área técnica:

Siendo una parte altamente decisiva del éxito o fracaso del proyecto, algunas veces no se le da la importancia exigida, se desarrollan actividades sin una metodología adecuada desconociendo prioridades de ejecución. No se conoce con exactitud el alcance del nuevo proyecto, no hay claridad del organigrama funcional requerido, la calidad de los materiales no se especifica adecuadamente.

Área legal:

Particularmente en empresas nacientes la formalidad es un objetivo no siempre alcanzable entre algunos empresarios y emprendedores. Múltiples razones llevan a tomar decisiones de legalizar o no la empresa, por ejemplo, el cumplimiento de todos los requisitos del Estado, puede ser una carga difícil de enfrentar, al menos en la etapa empresarial inicial, lo aconsejable, sin embargo, es hacer todos los esfuerzos para alcanzarla y obtener garantías y beneficios propios de la formalidad. Se conocen empresas de alta informalidad que generan muchos empleos, mejoran la economía, sin embargo, los niveles de riesgo pueden ser altos para la sobrevivencia y sostenibilidad en el tiempo.

Determinación del impacto esperado: 

El mayor error se genera desde la evaluación del proyecto, se evalúan indicadores de producto y gestión generalmente, sin embargo, la razón principal de cada proyecto debe ser el impacto alcanzado, es decir, el cambio generado en las personas, comunidades, costumbres, etc. cambio que debe tener una medición inicial originada desde el problema actual a solucionar, llamada línea base, y una medición parcial o final, al estar siendo ejecutado o terminado el proyecto. Normalmente los indicadores de impacto no se evalúan quedando un poco huérfano el proyecto ante las comunidades e inversores. La evaluación de impacto daría realmente que tanto sirvió la inversión realizada.

Comunicación:

A pesar de existir alta tecnología para la comunicación se carece de buenos resultados en muchos casos. El mensaje, el emisor, el receptor, y el medio no siempre es acertado por los equipos de trabajo, el “yo creía”, “había oído”, “se supone que” “pensé que”, son expresiones corrientes que informalizan la comunicación.

El Dr. Miguel Ruiz, en su libro “Los Cuatro Acuerdos” da claridad sobre la comunicación efectiva:

Foto: Kraken Images

El primer acuerdo: sé impecable con tus palabras.

El segundo acuerdo: no te tomes nada personalmente.

El tercer acuerdo: no hagas suposiciones.

El cuarto acuerdo: haz siempre lo máximo que puedas.

 

La experiencia indica que una planeación asertiva alcanzara resultados esperados proporcionales al tiempo e inversión invertidos. De manera afortunada se puede decir que esa planeación asertiva cuenta con la “Gestión de riesgos”, mediante ella, se podrán eliminar posibles errores de una planeación errores de los proyectos.

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